Sådan vælger du den rette e-signatur løsning

Er du i markedet for en e-signaturløsning? så læs dette

Virksomhedsejere og ledere prioriterer e-signaturløsninger som et naturligt skridt på deres digitale rejse, og ser det som et element i at fremskynde digitale transformationsinitiativer. Behovet for at bevæge sig væk fra papirbaserede processer får organisationer til at kontakte e-signaturleverandører for at få hjælp med at opnå en end-to-end digitalisering, forbedret kundeoplevelse og maksimere effektiviteten i deres daglige arbejdsgange.

I over to årtier er e-signaturløsninger vokset i popularitet, og mange leverandører er kommet på markedet, herunder Addo Sign, DocuSign, Penneo, Scrive, PandaDoc, Adobe og mange flere. Med så mange valgmuligheder, kan det være uoverskueligt at sammenligne alle disse leverandører, og hvordan vælger du den rette e-signaturløsning som matcher dine og virksomhedens behov, både her og nu - og i fremtiden. 

Vi tilbyder en uforpligtende rådgivning hos Addo Sign. Så er du rustet til at forstå, hvad du skal være opmærksom på når e-signatur løsninger vurderes på tværs af leverandører. Addo Sign er blevet en af de mest populære løsninger i markedet. Vores forretning er baseret på et markedsledende produkt og redelig rådgivning. Vi er således ikke blege for at afvise virksomheder, hvis vi identificerer, at deres behov ikke matcher, hvad vi tilbyder. Kontakt os hvis du ønsker en uforpligtende rådgivning, og læs også vores 8 råd til dig.

 

8 ting du skal overveje, når du vælger eSignatur-løsning

1. Pris

Selvom den rette løsning, med den rette funktionaliet kan sparer virksomheder for mange administrative omkostninger, så er prisen ikke helt ligegyldig. Slet ikke hvis løsningen skal udbredes til mere end 1-2 medarbejdere. Uanset om du er selvstændig eller en større koncern, så skal du forstå leverandørens prismodel og sammenstille den med dine behov nu og i fremtiden.

Brugerlicenser eller flat-rate: Mange løsninger ser ofte billige ud på overfladen, men er ofte forbundet med begrænsninger, og introducerer derved ekstra omkostninger som først ses, når løsningen er taget i brug. Dette er fx at prisen er pr. bruger. Individuelle brugerlicenser betyder, at det kan være omkostningsfuldt at udbrede løsningen til flere medarbejdere i din organisation, og derved blive en bremse for udrulningen i din virksomhed. På dette område er Addo Sign unik i marked, da vi, som eneste løsning, tilbyder ubegrænsede brugere på et og samme abonnement.

Touch underskrift er standard, eID koster mere: Alle eSignatur-løsninger giver adgang til at underskrive med det der kaldes touch underskrift eller skærmunderskrift, som svarer til at underskrive fysisk på mobiltelefonens skærm - på samme måde, som du ville underskrive med kuglepen på papir. Men en touch underskrift anses ikke som værende sikker, hvis du skal have garanti for, at den rigtige person har underskrevet. Her skal du benytte MitID. Men dette udløser, som oftes et tillægsabonnement, når der skal anvendes nationale og anerkendte eID standarder. Addo Sign tilbyder alle nordiske eID standarder i samme abonnement, samt eIDAS som indeholder alle europæiske stadarder. Alt dette uden enhver form for tillægsabonnement. 

Gradueret funktionalitet er efterhånden blevet standard i enhver løsning, og har indflydelse på prisen i dit abonnement. Oftes går løsningerne fra Basic til Enterprise og udløser et hav af begrænsninger, du skal forholde dig til. Dette er designet således at du hurtigt støder ind i begrænsninger, og det bliver nødvendigt at opgraderer dit abonnement. Hvis du så har fem brugerlicenser, kan det hurtigt blive en omkostningsfuld affære.

Addo Sign gør det enkelt. Vi har nemlig alle funktioner tilgængelige i alle abonnementer med undtagelse af ganske få. Selv vores gratis abonnement, som forbrugsafregnes pr. underskrift, indeholder samme funktionalitet som i et enterprise abonnement. Du bliver således ikke mødt af begrænsninger, som udløser, at du skal betale mere for dit abonnement.
 

2. Fleksibilitet

Giver e-signaturløsningen tilstrækkelig fleksibilitet til at understøtte din organisations voksende behov? Ofte vil organisationer implementere et e-signaturværktøj i én afdeling, men vil med tiden udvide brugen til hele organisationen. Overvej følgende, når du evaluerer e-signaturens fleksibilitet:

Rettighedsstyring: Giver den elektroniske signaturløsning din virksomhed mulighed for at rettighedsstyre, hvem som har adgang til hvilke dokumenter. Underskriftsprocesser er oftest forbundet med GDPR regler, som skal overholdes. Det er derfor nødvendigt at have fuld kontrol over rettighedsstyring og lave audit kontrol.

Flere måder at forbruge på: Giver løsningen mulighed for at automatisere signeringsprocessen ved at integrere e-signaturer i dine applikationer? Mulighed for at bruge e-signaturer på en ikke-integreret eller brugerinitieret måde? Kan du bruge en selvstændig mobilapp på iOS- og Android-enheder eller en SaaS-applikation? Er funktionerne i e-signatur-appen begrænsede? Kan du stadig underskrive ubegrænset antal dokumenter?

Flere autentificeringsmetoder og sikkerhedsmuligheder: Understøtter løsningen flere autentificeringsmetoder til at validere din underskrivers identitet, herunder SMS OTP (one time password) og identitetsbekræftelse med national eID? Understøtter den en kombination af flere autentificeringsmetoder til tofaktorautentificering eller multifaktorautentificering? Tilbyder den et revisionsspor for underskrevne aftaler, der registrerer vigtige underskrivelseshændelser som autentificering af underskrivere, tid brugt på et dokument, hvem der har underskrevet og hvor? Er underskrevne aftaler forseglet, efter at hver person har underskrevet, hvilket garanterer dokumentets integritet?
Flere enheder: Giver løsningen en optimal oplevelse på tværs af forskellige enheder som laptops, stationære computere, tablets, mobile enheder og smartphones?

Global understøttelse: Understøtter løsningen dine behov for e-signatur på globalt plan? Understøtter den funktionalitet til at underskrive dokumenter på flere sprog? Hvis cloud-lagring foretrækkes, overholder leverandøren så alle EU krav for GDPR og opbevaring af personfølsomme informationer?

Support: Hvilken support og rådgivning kan du få? En væsentlig faktor som oftes undervurderes i købssituationen, men kan være afgørende, for din sucess er den tilgængelige support. En god og kundevendt support medvirker til at du lykkedes med løsningen, og ordentlig rådgivning sikre at alle fordele udnyttes.

3. Brugerdefineret branding

Giver e-signaturløsningen din organisation mulighed for at bevare sit brand gennem hele e-signaturprocessen? Tilpasning er nøglen til at reducere antallet af frafaldne kunder, og en fuldt tilpasset e-signaturproces hjælper med at opbygge kundernes tillid til den digitale transaktion og fører til høje adoptionsrater.

4. Brugervenlighed

En af de vigtigste fordele ved e-signaturer er at underskrive dokumenter i realtid, men denne fordel kan undermineres af en softwareløsning med en dårlig brugergrænseflade eller brugeroplevelse. Er e-signaturløsningen enkel at bruge for alle brugere? Er den tilgængelig og nem at bruge for alle, der sender signaturanmodninger og underskriver forretningsdokumenter? Er den nem at udvikle og administrere for it-professionelle? Hvis en bruger ønsker at bruge et billede af sin håndskrevne underskrift, er det så en udfordring at uploade en håndtegnet underskrift? 

5. Overholdelse af regler

Er e-signaturløsningen designet til at overholde de vigtigste regler og krav rundt om i verden. Er e-signaturløsningen i overensstemmelse med alle signaturtyper, der er beskrevet i større e-signaturlovgivning, såsom eIDAS, Uniform Electronic Transactions Act (UETA) eller Electronic Signatures in Global and National Commmerce Act (ESIGN Act)? Derudover skal du være sikker på, at din e-signaturløsning overholder branchespecifikke standarder, der er relateret til din use case. Hvordan vil din e-signaturløsning f.eks. være i overensstemmelse med WCAG 2.1 krav. GDPR, TLS-kryptering (Transport Layer Security).

6. Integration med andre softwareplatforme

Tilbyder e-signaturløsningen API'er og fuldt understøttede SDK'er, som gør det muligt for udviklingspersonalet hurtigt at implementere integrerede løsninger? Tilbyder de forudbyggede connectorer til populære forretningsapplikationer som e-Boks, Microsoft AD, Zapier, kodeeksempler og support til udviklingsteamet? Opkræver de ekstra omkostninger for udviklingsmiljøer?

7. Automatisering og proceseffektivitet

Integrerer e-signaturløsningen med din organisations upstream- og downstream-systemer for at muliggøre straight-through-processing? Er du i stand til at håndhæve forretningsregler i hele signeringsworkflowet? Er løsningen robust nok til at give mulighed for valgfrie behandlingstrin såsom fleksibel datafangst, dokumentindsættelse og flere underskriftsmuligheder? Kan løsningen understøtte komplekse automatiserede dokumentworkflows? Har den en masseforsendelsesfunktion? Desuden bør løsningen gøre brug af genanvendelige skabeloner, som kan hjælpe dit team med at strømline dokumentoprettelsen.

8. Identitetssikring

Sidst, men bestemt ikke mindst, bør du overveje, hvordan dine afsendere, underskrivere og modtagere er sikret. Tilbyder e-signaturløsningen forskellige autentificeringsmetoder til at validere kendte og ukendte kunder? Giver løsningen dig mulighed for at udnytte en blanding af eksisterende og nye teknologier, der mindsker risikoen for svindel og afvisning?

Ud over ovenstående kriterier er det også vigtigt at vælge en leverandør, der har erfaring i din branche og indgående kendskab til din branches unikke behov. Udvis rettidig omhu ved at undersøge leverandørens omdømme og succes blandt eksisterende kunder - du ønsker at samarbejde med en leverandør, der virkelig investerer i dit e-signaturprojekts succes.

Uanset om du vil digitalisere din onboardingproces, forbedre din dokumentsporing eller forbedre din brugeroplevelse med en papirløs proces, er der en e-signatur-løsning, der passer din organisation.